makalah manajemen perkantoran

MAKALAH

Manajemen Perkantoran

Tata Ruang Kantor

Nama                          : Wiji Lestari

NPM                           : 13920024

Dosen Pengampu      : Siti Fadilah, M.Pd.I

Prodi                           :  Menejemen Pendidikan Islam     

Semester                     : V (Lima)

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI)

TULANG BAWANG

2015/2016

                                                           

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Alloh swt. yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul ” Tata Ruang kantor”

Makalah ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Ilmu Tasawuf. Dalam penulisan ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan dan ketidaksempurnaan karena keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki, oleh karena itu kritik dan saran yang konstruktif untuk perbaikan serta kelancaran makalah selanjutnya sangat penulis harapkan.

Besar harapan penulis, makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca dan semoga amal baik yang telah mereka berikan mendapatkan balasan dari Alloh swt. dengan berlipat ganda. Amin.

DAFTAR ISI

Halaman Judul......................................................................................................

Kata Pengantar.................................................................................................... ii

Daftar Isi.............................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1

1.1  Latar Belakang Masalah........................................................................... 1

1.2  Rumusan Masalah..................................................................................... 1

1.3  Tujuan Penulisan....................................................................................... 2

1.4  Metode Penulisan..................................................................................... 2

BAB II TATA RUANG KANTOR................................................................... 3

2.1  Pengertian Tata Ruang Kantor.................................................................. 3

2.2   Manfaat Tata Ruang kantor...................................................................... 3

2.3  Asas-asas Tata Ruang kantor..................................................................... 4

2.4  Macam tata Ruang Perkantoran................................................................. 6

2.5  Perpindahan Kantor................................................................................... 8

BAB III PENUTUP............................................................................................ 10

1.      Kesimpulan............................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang Masalah

Dalam melaksanakan suatu tata usaha, salah satu faktor yang menentukan keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.

Pada saat ini, lahan kosong banyak dijadikan perkantoran modern. Walau terasa luasnya kurang ideal, tetapi kenyataannya tetap berdiri sebuah kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat diambil kesimpulan, bahwa segalanya dapat diatasi, jika teknik atau taktik yang digunakan baik dan dapat menyesuaikan kriteria. Apa dan bagaimana teknik-teknik yang paling tepat dan sesuai standar tata ruang kantor tersebut, akan kami bahas dalam makalah berikut.

1.2       Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.

a.     Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?

b.     Apa manfaat tata ruang kantor?

c.     Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?

d.    Apa yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat?

e.     Bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor?

f.     Apa saja standar ruang kantor?

g.     Bagaimana saja macam tata ruang perkantoran?

h.    Apa penyebab terjadinya perpindahan kantor?

1.3       Tujuan Penulisan

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:

a.     Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.

b.     Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.

c.     Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.

d.     Untuk mengetahui yang dimaksud dengan lingkungan (fisik) kantor.

e.     Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor.

f.     Untuk mengetahui yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat.

g.     Untuk mengetahui bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor.

h.     Untuk mengetahui apa saja standar ruang kantor.

j.     Untuk mengetahui macam tata ruang perkantoran.

k.    Untuk mengetahui penyebab terjadinya perpindahan kantor.

1.4       Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait, serta dari internet.

BAB II

TATA RUANG KANTOR

2.1    Pengertian Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan  kantor dengan sebaik-baiknya.  Menurut The Liang Gie, penyusunan  alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Sedangkan tata ruang kantor menurut Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L. Caruth, adalah  susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.

Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.

2.2    Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut.

a)     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.

b)     Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c)     Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d)     Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:

1)     Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak mungkin.

2)     Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

3)     Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

4)     Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

5)     Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

6)     Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

7)     Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

2.3    Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:

a)     Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b)     Asas mengenai rangkaian kerja

Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

c)     Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

d)     Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

2.4       Macam Tata Ruang Perkantoran

Ada beberapa macam tata ruang kantor, diantaranya sebagai berikut:

a.     Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.

Yang dimaksud dengan tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja / dibagi dalam beberapa satuan. Pembagian tersebut dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat pemisahan buatan.

 Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1.     Konsentrasi kerja lebih terjamin

2.     Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.

3.     Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

4.     Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

1.     Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2.     Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3.     Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4.     Mempersulit pengawasan.

5.     Memerlukan ruangan yang luas.

b.   Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati  oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor terbuka lebih memuaskan daripada terpisah-pisah, karena :

1.    Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.

2.     Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat.

3.   Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran cahaya.

4.  Jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka :

1.  Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2.  Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3.  Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

4.   Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka :

1.  Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2.  Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

3.   Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4.  Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5.   Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

c.   Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).

Yang dimaksud dengan tata kantor berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

1.     Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2.     Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

3.     Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

4.     Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1       Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2       Biaya pemeliharaan tinggi

3       Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

d.    Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

2.5   Perpindahan Kantor

Suatu tata ruang dalam kantor hendaknya dapat  diubah atau dipindah-pindahkan. Apabila suatu ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu-ragu untuk menyempurnakannya. Peninjauan terhadap suatu tata ruang kantor, sebaiknya dilakukan secara berkala. Hal ini berlaku apabila tidak ada suatu perubahan terhadap kantor yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan atau perpindahan yang mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor itu, sebaiknya dilakukan peninjauan kembali. Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor adalah:

a)          Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.

b)          Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.

c)          Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.

d)          Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macam maupun kuantitasnya.

BAB IV

PENUTUP

1.         Kesimpulan

1)   Pengertian tata ruang kantor, menurut The Liang Gie adalah penyusunan  alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.

2)     Manfaat tata ruang kantor:

a)     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.

b)     Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c)      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d)     Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

3)     Asas pokok tata ruang kantor

a)     Asas mengenai jarak terpendek

b)     Asas mengenai rangkaian kerja

c)     Asas mengenai penggunaan segenap ruang

d)     Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

4)     Persyaratan lingkungan fisik kantor: kebersihan, luas ruang kantor, Suhu udara, Ventilasi, Penerangan cahaya, Fasilitas kesehatan, Fasilitas cuci, Air minum, Tempat pakaian, Tempat duduk, Lantai, gang dan tangga, Mesin, Beban berat, Pertolongan pertama, Penjagaan kebakaran, Pemberitahuan kecelakaan.

5)     Dasar-dasar penentuan tempat, terkait dengan penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengatur udara, dekorasi, suara bising, musik, keamanan, furniture kantor, peralatanKantor.

6)      Standar ruang kantor diberikan, agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian kantor

7)      Beberapa macam tata ruang kantor:

a.    Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.

b.   Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

c.    Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).

d.    Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

8)     Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor adalah:

a)   Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.

b)   Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.

c)   Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.

d)   Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan, baik mengenai macam maupun kuantitasnya.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.  Jakarta: Ghalia Indonesia

Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty

Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK

http://pupus-ika.tripod.com/karya.htm//Diakses pada tanggal 15 Mei 2010, pukul 21.09 WIB